Si había una oficina ideal del futuro que podría esperar que sea una oficina sin papeles. Todo el enfoque está dirigido a aprovechar el avance de la tecnología con el propósito de reducción de costes, así como evitar el uso de papel conmutando a la utilización de documentos electrónicos. Dado que muchas PYME son reticentes a utilizar las nuevas tecnologías, básicamente debido a la falta de familiaridad y de su propia ignorancia, tal eco iniciativas amigables con el que nunca se implementan a pesar de que los beneficios de estas innovaciones tecnológicas son abundantemente evidente.
Mientras que las instituciones mucho más grandes, como los bancos y las grandes empresas han entendido las ventajas de los sistemas de gestión de documentos y se han comenzado a aplicar ellos ya en sus negocios, aunque incluso los que tienen todavía un largo camino por recorrer, las PYME son todavía un poco reacios a seguir adelante con los cambios en la sensación de que su propio volumen del documento salida es bastante bajo y no justifica un cambio drástico en los sistemas.
Muchos empleados en las PYME no piensan dos veces antes de control de impresión de documentos. No son conscientes del costo que la empresa incurre en todos los años entre la cantidad de documentos impresos dentro de la empresa. Todos y cada uno recuentos de impresión y no se suman al costo total que la empresa incurre en una base anual.
El desperdicio de papel, así como tinta de impresión debe ser desalentado tanto como sea posible y los empleados deben ser informados de que la compañía toma el tema de desperdicio muy en serio. A pesar de que el consumo de papel por las pequeñas empresas en España es normalmente baja, esto de ninguna manera garantiza el desperdicio indiscriminado de los recursos preciosos. Las empresas pueden informar a sus empleados de que un sistema de control de impresión podría ser en el lugar para supervisar su uso de la impresión en un esfuerzo para disciplinar a sus hábitos de impresión.
Ahorro de costes para las PYME
Mientras conciencia de los empleados pueden reducir los costes a una en cierta medida, el uso eficaz de la tecnología moderna juega un papel vital en la reducción de costos hasta en un 30%. Los sistemas de automatización de oficinas multi-funcionales que permiten al personal a copiar, escanear, imprimir y documentos de fax son parte integral de ahorro de costes. El flujo de trabajo también se puede controlar utilizando el software de control de documentos de impresión especial que realiza un seguimiento de quién está haciendo qué y asignar a cada empleado con ciertos privilegios y limitaciones. Otra alternativa es la de subcontratar todo el proceso a un proveedor de servicios que pueda hacerse cargo del proceso, así como los suministros de papelería asociados con el fin de reducir aún más los costes.
A pesar de las evidentes ventajas de las tecnologías de control de salida de dicho documento y los beneficios que se derivan de ellos, ¿por qué las pequeñas empresas no toman ventaja de ellos? Puede haber varias razones para ello. En primer lugar, el pequeño tamaño de la PYME puede ser un factor que inhibe la aplicación de nuevas tecnologías que asumen son apropiados sólo para las empresas más grandes. La mayoría de las pequeñas empresas también son muy conservadores en su enfoque y no quieren experimentar con nuevos sistemas. Las empresas más pequeñas también se ejecutan en un ambiente más informal con ningún sistema de negocio claros en su lugar. El propietario del negocio mayoría de las veces quiere salir en la foto, la introducción de una nueva tecnología que no están muy familiarizados con trae consigo un temor de que pudieran perder el control sobre su negocio. Su falta de conocimiento de las últimas tendencias tecnológicas muchas veces resulta ser un obstáculo para la adopción de nuevas tecnologías por parte de la empresa. Los propietarios de la empresa tratan de posponer cualquier tipo de cambio hasta un punto más allá del cual es imposible continuar con los mismos sistemas en su lugar.
Lo que la mayoría de los propietarios de negocios no entienden es que estos sistemas de control de impresión de documentos son muy fáciles de implementar y no es nada más que su propia ignorancia que está costando a sus negocios un alto precio por no implementar estos sistemas. También ignoran el hecho de que la inversión necesaria para estos sistemas es baja y los sistemas empiezan a regresar a su inversión casi de inmediato.
A pesar de que la tecnología necesaria para la implementación de una oficina sin papeles ya está disponible en la actualidad, sería bastante tiempo antes de que veamos muchas pymes que adoptan estos sistemas de forma activa en sus negocios. Dado que muchas empresas están dirigidas por personas que están en sus años 50 o posterior, es natural que tienen una resistencia a las tecnologías que no están muy familiarizados o cómodos. Mientras que los empresarios de la generación anterior no pensarían dos veces antes de imprimir un correo electrónico a leerlo de papel, la generación más joven de los hombres de negocios sería muy conscientes de su responsabilidad de utilizar juiciosamente los valiosos recursos que tienen a su disposición.
a todos los consumidores son cada vez más conscientes de las prácticas eco amigables y están esperando que las empresas de todo el mundo a ser más responsable en la forma en que utilizan los recursos y también en la forma en que se fabrican los productos y gestionar sus negocios. Green IT y otros movimientos de la conciencia ecológica están ganando momento y peso con el paso del tiempo. El gobierno también ha impuesto varias medidas estrictas así como los impuestos sobre las empresas que ahora hacen que sea obligatorio para las empresas a cumplir. A pesar de que el cambio es difícil al principio, que debe ser acogido con alegría, ya que es para el mayor beneficio de la humanidad.